Рабочие встречи — важная часть профессиональной жизни, но не всегда они проходят эффективно. Когда обсуждения затягиваются, уходят в сторону, участники теряют фокус, а нужное решение так и не удаётся принять, время и ресурсы бизнеса тратятся впустую.

Онлайн-формат всё только усугубляет: легко отвлечься на соседнюю вкладку, телефон, личные дела и просто ждать окончания встречи, не включаясь в процесс. Кроме того, при обсуждениях в большой группе часто возникает хаос, в котором невозможно прийти к общему решению. 

Но даже в таких условиях можно многое изменить. Если ты видишь, что встреча заходит в тупик, это отличная возможность проявить инициативу. Один из эффективных способов — использовать фасилитацию. Это набор простых инструментов, с помощью которых можно структурировать разговор, вовлечь всех участников и прийти к конкретным решениям в спокойной и конструктивной атмосфере. Это будет полезно не только для команды, но и для тебя, ведь проявляя активную позицию, ты постепенно становишься неформальным лидером команды и формируешь репутацию ответственной сотрудницы.

Давай разберём, как превратить скучные обсуждения в продуктивные и стать заметней в коллективе, даже если тебя официально не назначили фасилитатором.

Как взять на себя роль фасилитатора

Фасилитатор создаёт структуру встречи, следит за тем, чтобы все участники вовлекались в беседу и удерживает фокус на основной теме. Если принять решение не получается, он предлагает способы, которые могут в этом помочь. 

Чтобы быть фасилитатором, не обязательно быть самой умной и опытной — фасилитатор не принимает решения за группу, а помогает организовать обсуждение. Например, фасилитатор может предложить такую последовательность действий: сейчас мы генерируем идеи, затем голосуем за них, выбираем лучшую и составляем план реализации. Поэтому взять на себя эту роль может практически любой сотрудник, независимо от должности.

Прежде чем проявить инициативу, необходимо «легализовать» свою роль, то есть получить согласие группы. Для этого можно действовать следующим образом:

— Представься. «Здравствуйте, меня зовут Катя, я занимаюсь маркетингом в нашей компании». 

— Озвучь проблему. «Мы уже 15 минут обсуждаем первый вопрос, и я боюсь, что такими темпами мы не успеем сегодня обсудить планы на следующий квартал».

— Предложи решение. «Я хотела бы попробовать фасилитировать эту встречу сегодня. Для этого я предлагаю разбиться на группы по три человека, собрать идеи, а затем представить их всем. После этого мы сможем проголосовать за лучшие идеи и работать только с ними».

— Спроси согласие. «Как вам такой план? Готовы попробовать?».

Этот этап не является формальностью — согласие группы закладывает основу доверия и подтверждает твои лидерские полномочия.

Основные инструменты фасилитации для продуктивных встреч

Существует много инструментов фасилитации. Ниже описаны базовые, с которых можно начать погружение в фасилитацию.

1. Чёткая цель встречи

В начале каждой встречи важно ясно определить, зачем собрались все участники. Цель должна быть конкретной и достижимой. Например, вместо расплывчатого «обсудить инцидент» лучше сформулировать «разработать план, который поможет предотвратить такие инциденты в будущем». Запиши цель на видном месте (например, на доске), чтобы каждый мог к ней возвращаться в ходе обсуждения.

2. Структурированная повестка (агенда)

Чётко прописанная повестка помогает участникам понять, чего ожидать, и делает обсуждение более организованным. Желательно рассылать её вместе с приглашением или, если это невозможно, обсуждать в начале встречи, определяя, какие вопросы будут затронуты, сколько времени отводится каждому пункту и в какой последовательности они будут обсуждаться. Убедись, что группа согласна с предложенной структурой.

3. Визуализация идей

Наглядное представление информации помогает участникам лучше её усваивать.

Записывай за группой идеи на стикерах или виртуальной доске, не фильтруя их на этом этапе. Это позволит каждому увидеть, что его мнение учтено, и облегчит возвращение к ключевым моментам для принятия окончательного решения.

4. Парковка идей

Если обсуждение уходит в сторону и появляются вопросы, которые не относятся к основной теме, записывай их в отдельную «парковочную» колонку. Объясни, что к этим идеям команда обязательно вернётся позже, возможно, организовав отдельную встречу. При этом желательно установить сроки и выбрать ответственного.

5. Чёткий план действий

В конце встречи нужно обязательно подвести итоги и сформировать конкретный план действий: кто, что и в какие сроки должен выполнить. Разошли этот список всем участникам — так у каждого будет возможность свериться с планом и понять, что от него ждут и когда. А дальше важно не просто зафиксировать задачи, а проследить, чтобы они действительно были выполнены.

Если ты захочешь углубиться в тему фасилитации, можно изучить дополнительные инструменты, но для начала базовых пяти пунктов будет вполне достаточно.

Важно каждый раз тщательно готовиться — понимание контекста помогает проводить обсуждения более эффективно, а с опытом подготовка будет занимать всё меньше времени.

Фасилитация — это не только способ сделать встречи продуктивными, но и инструмент для проявления лидерских качеств, которые ценятся в современной компании. Когда ты берёшь инициативу в свои руки и помогаешь команде работать эффективно, ты становишься более организованной, проактивной и заметной сотрудницей, что может стать важным шагом в твоём карьерном росте. 

Попробуй уже на следующей встрече взять на себя роль фасилитатора — озвучь агенду и предложи структуру обсуждения, чтобы изменить формат рабочих совещаний к лучшему.